Ajopäiväkirjaa tarvitaan, kun yrityksen omistamaa autoa käytetään sekä yritysajossa että omaan käyttöön. Siinä eritellään vapaamuotoisesti, milloin autoa on käytetty työajossa, milloin yksityisajossa.
Yksinkertaisimmillaan ajopäiväkirjaa voi pitää käsin paperille tai täyttää Excel-taulukkoa tietokoneelle, mutta monet hyödyntävät mielellään nykyaikaista tekniikkaa ajokilometrien kirjauksessa. Tietoja tarvitaan erityisesti verottajaa varten.
Ajopäiväkirjassa on kaksi eri saraketta. Elinkeinotoimintaa varten suoritetuista ajoista pitää kirjata ylös työhön käytettävien ajojen alkamis- ja loppumisajat, jokaisen ajon lähtö- ja päätepiste ja joissain tapauksissa myös tarkat tiedot ajoreitistä. Myös ajettu kokonaiskilometrimäärä tarvitaan veroilmoitusta varten. Verottaja tarkkailee myös sitä, onko yrityksen omistamia autoja, joista on hankittaessa tehty ALV-vähennys, käytetty muuhunkin kuin työajoon. Jos tarkkoja tietoja eri ajojen sisällöstä ei ole kirjattu ylös, verottaja perustaa tulkintansa omaan arvioon. ALV-vähennykset pitää palauttaa, mikäli verottaja arvelee autoa käytetyn myös yksityisajoon. Myös työntekijän saamat kilometrikorvaukset ja matkalaskut perustuvat ajopäiväkirjan tietoihin.
Helppo täysautomaattinen ajopäiväkirja
Täysautomaattinen ajopäiväkirja tarkoittaa sitä, että ajoneuvoon kiinnitettävä GPS-ajoneuvopaikannin liitetään verkkosovellukseen ja se kerää ajoneuvolla ajetut kilometrit dataksi eli ajopäiväkirjaraportiksi. Verkkosovellus JIRICOM kokoaa kaikki yrityksen ajoneuvolla ajetut ajot. Lajittelu työ- ja yksityiskäyttöön tehdyistä matkoista onnistuu helposti sovelluksen kautta. Kaikki sovelluksen keräämä data siirtyy automaattisesti raporttimuotoon, josta voit ladata sen omalle tietokoneelle ja toimittaa tiedot verottajalle.
Kun ajopäiväkirjan pito on täysautomaattista, ei ole vaaraa että tietojen ylös kirjaaminen unohtuisi. Verottaja vaatii tiedot paitsi tiedot ajon alkamis- ja loppumisajoista ja matkan alkamisen ja päättymisen paikkatiedoista, myös matkan tarkoituksesta ja ajomatkan pituudesta. Ajomatkan pituus määrittyy sen perusteella, että sovellus kirjaa ylös matkamittarin lukeman matkan alussa ja lopussa. Sovelluksessa voi tehdä myös kuljettajatunnistautumisen.
Ajopäiväkirja auttaa yrittäjää olemaan perillä ajokaluston riittävyydestä ja tarkkailemaan myös esimerkiksi polttoainekulutusta seuraamalla ajoreittejä, jotka sovelluksessa kirjautuvat tarvittaessa myös karttamuotoon.